Die Aufgaben

• Es wird erwartet, dass als Mitglied des Sekretariats die organisatorische und administrative Koordination übernommen wird, um reibungslose Abläufe im gesamten Bereich sicherzustellen.
• In Zusammenarbeit mit dem Team fungiert die Position als zentrale Ansprechstelle für sämtliche Korrespondenz, eingehende Anrufe sowie den Empfang, um einen professionellen und freundlichen Erstkontakt zu gewährleisten.
• Eine umfassende Unterstützung des Administrationsbereichs erfolgt insbesondere im Einkauf und im Risikomanagement, wobei auch die Mitwirkung an der Optimierung interner Prozesse zu den Aufgaben zählt.
• Es obliegt der Verantwortung, die Bereitstellung und Pflege der Büromöbel für die Mitarbeitenden sicherzustellen, um ein angenehmes und funktionales Arbeitsumfeld zu gewährleisten.
• Die Sicherstellung der Funktionalität und des optimalen Zustands der Sitzungsräume wird durch regelmäßige Überprüfungen und entsprechende Instandhaltungsmaßnahmen gewährleistet.
• Die eigenständige Verwaltung des Pool-Fuhrparks, inklusive Planung, Koordination und Überwachung der Fahrzeugnutzung, fällt in den Verantwortungsbereich.
• Es wird erwartet, dass interne Prozesse kontinuierlich optimiert und neue Ideen zur Verbesserung des Office-Managements eingebracht werden, um die Effizienz und den Service nachhaltig zu steigern.
• Zusätzlich werden diverse weitere Verwaltungstätigkeiten nach Bedarf des Arbeitgebers übernommen, um den administrativen Betrieb bestmöglich zu unterstützen.

Das ideale Profil

• Ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen und italienischen Sprache in Wort und Schrift sowie ein fundiertes Grundverständnis der englischen Sprache sind essenziell.
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent, eine strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung bilden die Grundlage, um den komplexen administrativen Anforderungen gerecht zu werden.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres, professionelles Auftreten ermöglichen eine kompetente Vertretung der Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern.
• Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung der MS Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) gewährleisten eine effiziente Bearbeitung und Aufbereitung von Informationen.
• Flexibilität und ausgeprägter Teamgeist sind entscheidend, um in einem dynamischen Umfeld erfolgreich mitzuwirken und sich kontinuierlich an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.
• Eine hohe Serviceorientierung und Freude an der Arbeit mit Menschen tragen maßgeblich zu einem positiven Arbeitsklima und einer exzellenten Kundenbetreuung bei.

Von Vorteil ist zudem:

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Position, die fundierte Kenntnisse in der Organisation, Koordination und Optimierung administrativer Prozesse belegt.

Das Unternehmen bietet

• Einstieg in ein etabliertes Unternehmen im Bereich der öffentlichen Mobilität mit einem vorerst befristeten Arbeitsvertrag
• eine sehr spannende Aufgabe in einem motivierten Team
• ein junges und angenehmes Arbeitsumfeld mit sehr guten Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Arbeitsplatz: Bozen Zentrum
• verschiedene interessante Zusatzleistungen wie tägliche Essensgutscheine, die  kumulierbar auch außerhalb der Arbeitszeit und auch zum Einkaufen einlösbar sind